En la vorágine de la transformación digital que caracteriza nuestros tiempos, el uso de aplicaciones móviles o plataformas similares por parte de las empresas se ha convertido en una práctica estándar, revolucionando la manera en que las organizaciones gestionan sus recursos humanos.

Desde la identificación de empleados, distribución de nóminas y la autenticación para acceder a sistemas corporativos o firmas de documentación, estos sistemas se han erigido como herramientas esenciales en el día a día laboral para muchas organizaciones, ahorrándose el vaivén de papeleo y organizando con mayor eficiencia la información relativa a las personas trabajadoras.

Estos cambios en la forma de entender los recursos humanos traen consigo  dinámicas en la que, muchas veces se espera que los propios trabajadores utilicen sus dispositivos personales para una variedad de funciones aportando datos personales tales como sus números privados a las empresas con el fin de acceder a estos servicios, planteando no solo preguntas sobre la eficiencia y la accesibilidad, sino también sobre la privacidad y la seguridad de la información sensible tanto de las compañías como de los empleados.

En este sentido: ¿puede mi empresa obligarme a utilizar mi terminal o mi número teléfono personal para acceder a estas plataformas de gestión de la relación laboral?

Si bien no es una respuesta sencilla, la reciente Sentencia de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional de 5 de febrero de 2024 ha venido a fallar sobre una cláusula impuesta por una empresa del sector de los “contact center” a sus empleados en los acuerdos de teletrabajo

Esta cláusula obligaba a los empleados a utilizar sus teléfonos móviles personales para recibir mensajes de texto (SMS) y/o acceder a aplicaciones necesarias para la autenticación y verificación de identidad, como parte de sus acuerdos individuales de trabajo a distancia.

El fallo, fundamentado en el análisis del convenio colectivo aplicable, señala una violación de los derechos laborales, estableciendo que las empresas del sector no deben utilizar herramientas, aplicaciones o dispositivos personales de los trabajadores que no hayan sido expresamente facilitados por la propia empresa para esos fines.

Además, se recalca que en casos donde sea necesario un sistema de doble factor de autenticación debe ser la empresa quien proporcione los medios necesarios para su implementación.

Esta decisión de la Audiencia Nacional tiene implicaciones significativas para la interpretación de las normativas laborales en relación con el trabajo a distancia y que pueden ser aplicables también a relaciones de trabajo ordinarias presenciales. La sentencia subraya la importancia de respetar la privacidad de los empleados y de una clara separación entre los medios laborales y personales, principios fundamentales en la era digital.

Pero ¿qué pasa si mi convenio colectivo no regula estas particularidades en concreto?  Es frecuente que en la mayoría de los convenios no se incluyan este tipo de vicisitudes dado lo novedoso en su implementación de estas prácticas en las empresas.

Esta controversia destaca la tensión entre las demandas operativas de las empresas en el contexto del trabajo actual, la evolución del mundo digital y los derechos de los trabajadores a no ser obligados a usar sus recursos personales para tareas laborales.

De la normativa laboral vigente podemos deducir que las cláusulas y obligaciones en las que se pretende imponer a los trabajadores a utilizar sus medios personales para fines empresariales son contrarias a derecho.

En primer lugar, la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia diferencia entre la dotación de medios y equipos para el trabajo y la asunción por parte de la empresa de los costes derivados de su uso. Al imponer el uso de dispositivos personales sin ofrecer alternativas, la empresa traslada indebidamente estos costes al trabajador y por tanto no procede una obligación en este sentido.

Por otro lado, el Decreto Real 1215/1997 define en su artículo segundo lo que se considera como «equipo de trabajo», incluyendo cualquier dispositivo, máquina, herramienta o sistema empleado en actividades laborales. En el supuesto en el que nos ocupa, la utilización del teléfono particular del empleado contravendría lo indicado entonces y garantizaría el derecho del trabajador a rehusar el uso de su teléfono móvil propio para asuntos laborales tales como el acceso a plataformas de autentificación de identidad.

Es preciso, por tanto, mandar un claro mensaje de que las empresas deben asumir la responsabilidad de proveer los medios necesarios para el desarrollo del trabajo, incluidos aquellos relacionados con la seguridad y autenticación electrónica, sin recurrir a los recursos personales de los empleados de manera forzosa.

Volviendo a la sentencia de la Audiencia Nacional, la nulidad declarada refuerza la noción de la importancia en protección de los derechos en un contexto de rápida digitalización del trabajo.

Finalmente, este fallo invita a una reflexión más profunda sobre cómo empresas y empleados pueden adaptarse a las nuevas realidades del trabajo, buscando siempre un equilibrio justo entre las necesidades operativas y los derechos de los trabajadores.

Una solución ágil para evitar conflictos puede ser la negociación entre empresas y empleados de políticas claras y justas, como las políticas de «Bring Your Own Device» (BYOD), que definan de manera precisa los términos bajo los cuales los empleados utilizan sus dispositivos personales para el trabajo.

Estas políticas deben diseñarse de manera que se garantice la seguridad y privacidad tanto de la información corporativa como de los datos personales de los empleados, evitando así cualquier traslado indebido de costos al trabajador.

Es crucial que las empresas busquen el consenso con sus trabajadores para establecer estas políticas, asegurando que sean equitativas y respeten tanto las necesidades operativas de la organización como los derechos y la privacidad de los empleados.

Además, la implementación de acuerdos específicos que regulen el uso de dispositivos personales en el ámbito laboral puede servir como una solución práctica para ambas partes, favoreciendo un ambiente de trabajo más armónico y productivo.

Un artículo de Víctor Mamolar, abogado en ALEDRA Legal.

Publicado en RRHH Digital.