Las cuentas anuales son documentos que contienen cierta información económico-financiera de una compañía y que debe depositar anualmente en el Registro Mercantil. Debido a este deber de publicidad, la información incluida en estos documentos puede resultar consultada por cualquier persona.

La información recogida en estos documentos puede incluir, entre otros, el balance, la cuenta de resultados, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, y la memoria.

¿Cuándo se tienen que presentar las cuentas anuales?

Las cuentas anuales deben ser presentadas al finalizar el ejercicio contable recogido en los estatutos sociales de la compañía, que normalmente coincide con el final de año, es decir, el 31 de diciembre.

Por lo tanto, una vez cerrado el ejercicio, las empresas disponen de tres meses para formular las cuentas anuales. Si cogemos de ejemplo el 31 de diciembre, el cierre del plazo para formular las cuentas anuales sería el 31 de marzo.

Una vez hayamos formulado dichas cuentas, la junta general tiene seis meses desde el cierre del ejercicio social para aprobarlas. Por lo tanto, el plazo para aprobar las cuentas anuales finalizaría el 30 de junio.

Por último, las compañías tienen la obligación de depositar las cuentas anuales aprobadas por los socios en el Registro Mercantil que en cada caso corresponda. El plazo para proceder a su depósito es de un mes desde la aprobación de las cuentas anuales. En este sentido, contarían con un plazo que finalizaría el 31 de julio.

¿Qué ocurre ante el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

La primera consecuencia sería que, transcurrido un año desde el cierre del ejercicio social y sin que la empresa haya presentado las cuentas anuales, el Registro Mercantil procederá al cierre de la hoja registral de la compañía. Esto supone que, salvo excepciones como el cese de administradores o la revocación de poderes, no será posible inscribir ningún acto de la compañía en el Registro Mercantil posterior a dicha fecha. Es decir, la hoja registral permanecerá cerrada hasta que se practique el efectivo depósito de las cuentas anuales.

Del mismo modo, la falta de presentación en el plazo establecido podría suponer la imposición a la compañía de una multa que podría oscilar entre un importe de 1.200 a 60.000 euros. En el caso de empresas con un volumen de facturación superior a seis millones de euros, la multa podría incrementarse hasta los 300.000 euros por cada año de retraso.

En el caso de que no se cumplan los plazos establecidos, los administradores responderán frente a la compañía, los socios y los acreedores por el daño que suponga esta falta de presentación, ya sea por las sanciones impuestas a la empresa o porque se produzca el cierre de la hoja registral de la compañía en el Registro Mercantil.

Cuando la situación económica de la empresa sea de insolvencia o concurso, los administradores también responderán por no haber actuado diligentemente, al no haber instado la disolución y/o liquidación de la sociedad. Esta situación podría generarse, aunque no se tenga conocimiento de ello con motivo de la falta de presentación de las cuentas anuales en los plazos legalmente establecidos.

Por último, la falta de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil por parte de los administradores también podría suponer incumplimiento contractual en función del pacto de socios que tuvieran suscrito. De este modo, podrían derivarse obligaciones indemnizatorias a favor de la compañía o incluso la pérdida de participaciones sociales que resultaran, en dicho caso, de su titularidad.

Por todo lo anterior, no debemos pasar por alto las obligaciones societarias, ya sea su cumplimiento dentro o fuera del plazo legalmente establecido.

Un artículo de Gonzalo Pascual y Ángel Rodríguez

Fiscal