La pandemia ha obligado a muchas empresas a reinventarse en tiempo récord, realizando un esfuerzo sin precedentes para adaptarse a una nueva realidad en la que, a excepción de los considerados servicios esenciales, el teletrabajo o un sistema mixto entre trabajo presencial y remoto ha sido una de las opciones organizativas más adoptadas.

Esta situación, que queda por ver si será pasajera o no, finalmente se ha regulado en el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre de trabajo a distancia; aplicable a los trabajadores que desarrollan su jornada laboral, de forma total o parcial, en su propia casa u otro lugar de su elección.

¿Cómo regular el teletrabajo con mis empleados?

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Dado que el teletrabajo es una opción voluntaria para empleador y trabajador, su adopción conlleva necesariamente la firma de un anexo a los contratos de trabajo vigentes. Para los casos de nuevas contrataciones, será imprescindible reflejar este aspecto en la firma de los contratos de trabajo.

Es muy importante conocer que en ningún caso un empleado está obligado a aceptar el teletrabajo, ya que supone una modificación sustancial de sus condiciones de trabajo. De igual modo la empresa podrá denegar, sin tener que esgrimir una justificación, peticiones de teletrabajo salvo cuando existan derechos superiores como la conciliación familiar o la prevención de riesgos laborales.

Y a ello hay que sumar que un trabajador puede aceptar teletrabajar y cambiar después de opinión. En ese caso tendrá la posibilidad de flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido, y deberán respetarse los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso.

Todos estos supuestos suponen en la práctica nuevos retos a las empresa. Como, por ejemplo, controlar el registro obligatorio de horas de trabajo implantado recientemente; para lo que deberán recurrir a aplicaciones digitales. O vigilar que el empleado cumpla desde su hogar con sus obligaciones y deberes laborales, a la vez que garantizan su derecho a la intimidad y la protección de datos, tal y como regula el artículo 20 del RD 28/2020.

Otro aspecto muy debatido es el derecho del trabajador a realizar su actividad contando con equipos y herramientas de trabajo óptimas, y quién debe sufragar sus costes.

En ese caso, lo mejor es hacer un inventario de estos bienes en el anexo o en el nuevo contrato de trabajo. Y aunque el coste debe ser sufragado o compensado por la empresa, el mecanismo que se establezca para ello vendrá reflejado en convenio o mediante acuerdo colectivo.

¿Qué debe incluir un acuerdo de regulación del teletrabajo?

Recapitulando sobre lo dicho, dicho acuerdo debe contemplar por escrito los siguientes puntos:

• Horarios de trabajo y reglas respecto a disponibilidad, respetándose el derecho a la desconexión digital
• Porcentaje y distribución de trabajo remoto y presencial.
• Lugar que escoge el trabajador para trabajar a distancia.
• Inventario de medios, equipos y herramientas que necesita el trabajador para desempeñar el trabajo a distancia, incluyendo consumibles, muebles y la vida útil o período máximo para su renovación.
• Gastos que puede tener el trabajador a distancia, y modalidad para su compensación por la empresa (momento y forma).
• Medios de control de la actividad por parte de la empresa.
• Duración del acuerdo y plazos de preaviso para volver al trabajo presencial.
• Instrucciones relativas a protección de datos y seguridad de la información.

Para que podamos hacernos una idea de la importancia de respetar todas estas condiciones, el número de sentencias que incluyeron el término “teletrabajo” pasó de 182 en 2019 a 349 en 2020, es decir, más del doble en un solo año. Y es previsible que la cifra aumente cuando las compañías decidan volver a la oficina, mantener a la plantilla trabajando a distancia u optar por un sistema mixto.

La compensación de gastos como internet o la luz y el recorte de beneficios como pluses, horario para comida o tickets restaurante, que pueden entenderse como una modificación sustancial de las condiciones de trabajo, centran una gran parte de las reclamaciones.

En Aledra Legal podemos responder a todos tus interrogantes para cumplir con la llamada ley de trabajo a distancia. También redactar por ti el mejor acuerdo que satisfaga tus necesidades y la de tus empleados, para evitar posible conflictos posteriores y velar por el mejor clima laboral.

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